Die Revolution des E-Mail Dogmas

Die E-Mail ist aktuell ein heißes Eisen. In vielen Unternehmen wir bereits ihr Ende verkündet. Das Aussterben der internen E-Mail als Kommunikationsinstrument scheint eine beschlossene Sache zu sein. Die Unternehmen erkennen zunehmend den Trend für den Einsatz von sozialen Netzwerkplattformen und Mikroblogging-Systemen. Und das ist gut so!

Wenn man ehrlich ist, dann ist die E-Mail eine reine Zeitverschwendung und Ärgernis. Im Durchschnitt werden wir mit täglich mit 122 E-Mails bombardiert. Sie kosten uns viel Zeit, sind schwer verfolgbar und verstopfen unsere Systeme.

Einige Firmen haben sich nun für den radikalen Weg entschlossen: Keine E-Mails mehr. Besonders in Bereichen mit hohen Datenaufkommen und enormer Wissens- und Informationsproduktion kann man schon fast von einer Datenverschmutzung sprechen, wenn all diese Dinge via E-Mail als Kommunikations- und Transportkanal verschickt werden. Kurzfristig wird’s sich in der professionellen Arbeitswelt kein Paradigmenwandel bezüglich der Email vollführen aber es gibt alternative Möglichkeiten, das Unternehmen auf den richtigen Weg zu schicken. Und dies kann Zeit, Geld und Nerven sparen.

“Enterprise social networks (ESNs) are on the rise as they can deliver an immediate solution for aligning stakeholders around activity streams with the familiarity of Twitter or Facebook.” Brian Solis, Altimeter Group

“Soziale Netzwerke in Unternehmen (ESN) befinden sich aktuell im Kommen. Sie bieten die Möglichkeit jeden Stakeholder aktiv und direkt in bestehende Activity Streams einzubinden und gleichzeitig die Vertrautheit und Anwenderfreundlichkeit von Twitter und Facebook zu vermitteln.“ (frei übersetzt)

Natürlich hat die E-Mail in bestimmten Situationen ihren Vorteil. Der Activity Stream oder Mikroblog ist in Belangen der Kommunikation aber grundlegend besser. Der Kommunikationsprozess wird vereinfacht, der Austausch wird transparent und somit wird die gesamte Kommunikation zugänglich für jeden kreativen Kopf. Die Anwendung von sozialen Netzwerktools öffnet die Kommunikation im Unternehmen für die Innovation. Die Ähnlichkeit zu vertrauten Anwendungen aus den öffentlichen Social Media macht es darüber hinaus wesentlich zugänglicher für die Mitarbeiter und steigert somit natürlich die Akzeptanz und das Engagement in diesen Netzwerken.

Ein Activity Stream kann als E-Mail angesehen werden, die in den Arbeitsfluss der Mitarbeiter vollständig integriert ist. Der Austausch von Informationen und Nachrichten finden aber im Gegensatz zur E-Mail in Echtzeit und ohne großes Warten statt. Sie sind vergleichbar mit den Status Updates in Facebook oder Twitter. Dieses Teilen von Informationen kann unternehmensweit, in Gruppen oder nur mit einzelnen Personen stattfinden. Anstatt sich durch den Berg der E-Mails zu wühlen, können bestimmte Konversationen und Informationen durch die Schlüsselwort-Suchfunktion leicht gefunden werden. Die Verfolgbarkeit und das Nachvollziehen von Ideen und Innovationen fallen wesentlich leichter. Relevante und zeitdringliche Informationen sind wesentlich schneller und übersichtlicher verfügbar und erreichen den Empfänger, ohne in der Schlange der E-Mail-Verarbeitung anzustehen.

Enterprise Mikroblogging (EMB), Activity Streams und soziale Netzwerke eröffnen Unternehmen eine Fülle an Möglichkeiten. Mitarbeiter können in den unterschiedlichsten Situationen hilfreiches Feedback geben, hierarchische Schranken im Informationsdistributionsgefälle werden überwunden und es können Experten in Unternehmen erreicht werden, die in der eigentlichen Kommunikations- und Informationskaskade nicht berücksichtigt sind. Natürlich bieten solche Systeme eine einfachere Möglichkeit neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und macht es ihnen leichter sich wichtige Informationen und Kontakte zu erschließen. Die Auswirkungen für Unternehmenskultur, Dialogbereitschaft und offenem Umgang miteinander sind durchgehend positiv.

Es ist Zeit das E-Mail Dogma aufzubrechen und neu zu schreiben. Folgende Übersicht zeigen die 10 häufigsten Nachteile die im Zusammenhang mit E-Mail immer wieder genannt werden. Im Gegenzug dazu stehen die Vorteile von Activity Streams, EMBs bzw. sozialer Netzwerke.

E-Mail Aufreger

Activity Stream Vorteile

Unnötige CCs und BCCs Transparent, offen, nur das lesen was nötig ist, mehr Zeit
Zeitaufwändige Nachrichtensuche Einfache Suche, Thementagging, Filtern
Übernutzung von Allen-Antworten Sichtbarkeit und Transparenz bei allen relevanten Teilnehmern
Informationen sind in Silos eingeschlossen Unternehmensweit verteiltes Wissen
Schwierige Nachverfolgung von Informationen Tagging, Suche, Filtern
Eingeschränkter und geschlossener Zusammenarbeitsprozess Offener Zusammenarbeitsprozess
Inhaltsdopplung und Dubletten Klare Zuordnung einer Nachricht, Information
Versionskonflikte und Aktualitätsprobleme bei Dokumenten Vergleich und Aktualität der Inhalte jederzeit für die Teilnehmer einsehbar und zugänglich
Fehlendes organisationsübergreifendes Teilen mit den relevanten Personen Leichter Zugang zu Informationen, offenes Teilen und Selektieren
Kreative Ideen kommen niemals ans Tageslicht Kreative Ideen werden geteilt, entwickelt und angewendet

Der Originalbeitrag findet sich unter: http://www.socialtext.com/blog/2012/08/is-it-time-to-rewrite-the-email-handbook/ und wurde von Sandra Ponce de Leon (@sandramp) verfasst.

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