E-Mail, Social Business und das sture Verhalten


Gleich mal vorweg: Ja, ich hasse E-Mails und ja, ich brauche sie. Auch ich habe damals große Hoffnung geschöpft, als es hieß: Die E-Mail wird sterben. Ich habe mich sogar bemüht einen Hashtag dafür einzuführen. #Death2email Hat leider nichts genützt. Die E-Mail ist immer noch da und das obwohl ich mich nun schon seit 2008 mit den Neuerungen und Errungenschaften der neueren digitalen Kommunikationsinstrumente beschäftige und eingesetzt habe. Es ist irgendwie verzwickt mit der E-Mail. Wir erinnern uns gerne an die Kampagne von Atos zur „No more E-Mail“ Policy im eigenen Haus. Auch da wussten wir, dass das Abschaffen der E-Mail ein ehrbares Ziel ist aber sehr schwer in der Umsetzung wird. Wo stehen wir heute? Bei einem Ausblick zur Zukunft der E-Mail, einem Blogstöckchen, das mir Stephan Pfeiffer zugeworfen hat.

Die E-Mail als Newsstream

Ich bin mittlerweile der Überzeugung, dass wir mit der E-Mail nur das Instrument verteufeln und nicht unseren Umgang damit. Wenn wir unser Verhalten, unsere Anpassung und unsere Möglichkeiten hinsichtlich der Social Media Kanäle betrachten, dann haben wir, ich spreche hier bewusst von einem sehr kleinem wir, es zumindest ansatzweise geschafft, dass die Informationsflut uns nicht ertrinken lässt. Es werden entsprechende Tools genutzt, es werden Filter geschaltet und wir nutzen das Skimming für das Lesen. Wie wäre es denn, die E-Mail auch als Stream anzusehen? Wir könnten diesen Stream in unsere Instrumente, in unsere Verhalten sowie den Umgang damit einfließen lassen. Und hier wage ich eine steile These: Der Begriff der E-Mail muss sich weiterentwickeln. Er muss vom starren und zentralisierten Kommunikationskanal in der gewohnten Umgebung genauso zum Stream werden, wie Facebook, Twitter und Co.

Veränderung

Das E-Mail Verhalten ist uns mittlerweile in Fleisch und Blut übergegangen. Wir bekommen eine Mail, antworten, warten auf die Antwort und leiten weiter. Dazu kommt das schlechte Gewissen, dass die E-Mail im Arbeitsprozess ja auch wichtig für jemanden anderen sein kann. Wir setzen also CC und BCC. Und dann sind wir unsere Schuld los. Es entsteht aber so die allbekannte CC/BCC Kultur – keiner will es gewesen sein und alle haben es gelesen.

Die Wurzel dieses Übels liegt im Versuch zu kontrollieren, zu sichern und Verantwortung abzulegen. Dies ist der Punkt, der die erste Veränderung braucht. Führungskräfte, Management und Vorbilder müssen sich eher einem Verhalten öffnen, dass Mitarbeiter ermuntert selbstverantwortlich, eigenständig und frei zu entscheiden. Es bedarf einer gut etablierten Fehlerkultur und offenem Dialog. Und schon sind wir im Bereich der Schlagwörter für Veränderungsmanagement, Transparenz und Miteinander.


Teufelsinstrument in Engelshänden und eine kleine Maus

Was die Zukunft der E-Mail anbelangt, ist noch lange nicht Schluss. Ja es gibt viele prominente Beispiele, wo sich Personen vom Zwang der E-Mail gelöst haben und besser arbeiten, weniger belastet sind sowie mehr Zeit haben. ABER diese Personen haben sich bewusst dafür entschieden, weil sie erkannt haben, dass die E-Mail im jetzigen Nutzungsverhalten an die Grenzen stößt.

Der Großteil der Menschen wird sich die Frage nie stellen, ob weniger oder gar keine E-Mail ihr Leben verbessern würde. Die E-Mail ist Alltag im Arbeitsleben und ein gewohntes Instrument. Es ist eher viel passender die Wahrnehmung der E-Mail, das E-Mail-Verhalten und die Nutzung Schritt für Schritt zu ändern.

In diesem Zusammenhang des Wandels fällt mir immer das Beispiel der Trojanischen Maus ein: Wir können einen großen Wandel nicht durch ein einziges riesiges Event vom Zaun brechen. Es ist hilfreicher, wenn der Wandel in kleinen kaum wahrnehmbaren Schritten passiert. Wir schieben also nicht das Trojanische Pferd vor die Mauern der E-Mail Kultur, sondern schicken den Wandel portionsweise durch die Mauern hindurch als kleine Mäuse.

Loslösen von zentraler Instanz

Für mich wäre eine dieser Mäuse, der optische wie auch prozessuale Bruch mit der Plattform „E-Mail Postfach“. Schafft solche Monster wie Outlook, Notes usw. einfach ab und löst den Stream der E-Mail aus dieser zentralen Position. Bettet die E-Mail in ein Streaming System ein. Lasst es Teil eines Newsfeeds werden und behandelt es wie Social Media.

Diese kleine Usability Stellschraube kann eine Menge bewirken. Natürlich muss das Heer der Mäuse entsprechend groß und andauernd gestaltet sein. Wir müssen die kleinen Veränderungen in der Führung, im Verhalten und der Anwendung einfließen lassen. Wie das würde diesen Rahmen sprengen. Änderung ist jedoch notwendig. Vielleicht ist diese Änderung eine kleine Maus mit einem Megafon auf dem Rücken.

Ein Gedanke zu „E-Mail, Social Business und das sture Verhalten

  1. Pingback: „E-Mail mutiert zur Kontext sensitiven Kommunikationsdrehscheibe“ | IT-Rebellen

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